¿Qué es el plan de cuentas?

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Por Maire Loughran

El plan de cuentas de una empresa es un índice de las cuentas financieras que una empresa utiliza en su sistema contable y que contabiliza en su libro mayor: el registro de todas las transacciones financieras dentro de la empresa durante un ciclo contable determinado.

Las empresas utilizan planes de cuentas para organizar sus finanzas y separar gastos, ingresos, activos y pasivos para tener una idea clara de la situación financiera de la empresa. El plan de cuentas contiene nombres y números de cuenta. La mayoría de los programas de contabilidad utilizan una secuencia de numeración similar, que se muestra aquí.

Secuencia de numeración: Programas de contabilidad
Tipo de cuenta de secuencia de números1,000 a 1,999Activos2,000 a 2,999Pasivos3,000 a 3,999Patrimonio4,000 a 4,999Ingresos5,000 a 5,999Costo de bienes vendidos6,000 a 7,999Gastos operativos, generales y administrativos8,000 a 9,999Productos y gastos no relacionados con el negocioUn

sistema computarizado puede tener clasificaciones y subclasificaciones de cuentas basadas en el tipo de cuenta o categoría. Por ejemplo, un sistema puede clasificar todas las cuentas de efectivo en la serie 1.100-1.199, las cuentas por cobrar en la serie 1.200-1.299, y así sucesivamente.

El plan de cuentas no es un informe financiero. Es simplemente una lista de todas las cuentas que ha configurado previamente para manejar las transacciones de la compañía. He aquí una descripción del reparto de personajes del plan de cuentas:

  • Los activos son recursos que posee una empresa. Algunos ejemplos son efectivo, equipo y vehículos.
  • Los pasivos son deudas que la compañía tiene con otros. Los grandes pasivos que se encuentran en su clase de contabilidad intermedia son las cuentas por pagar, los documentos por pagar y los bonos por pagar.
  • El capital de los propietarios es lo que queda en el negocio al final del día: los activos de una empresa menos sus deudas. Los componentes de capital difieren según la clase de unidad económica. Hay tres entidades básicas: empresas unipersonales, corporaciones y entidades de flujo directo, como las sociedades de personas.
  • Los ingresos son los ingresos que el negocio recibe por los productos o servicios que vende. No incluye ingresos de otras fuentes no relacionadas con el propósito principal del negocio. Ésos entran como ingresos no comerciales.
  • Los gastos de costo de ventas (COGS) se relacionan directamente con los productos que un negocio hace o vende al por mayor. Algunos ejemplos son la mano de obra directa y las materias primas.

El hecho de que un negocio sea un fabricante o un comerciante afecta la forma en que los COGS aparecen en el estado de resultados. La contabilidad de los COGS de una empresa de merchandising es más fácil que la de un fabricante.

Esto se debe a que el comerciante sólo tiene una clase de inventario a la que debe dar seguimiento: los bienes que el negocio compra a los fabricantes para su reventa, mientras que el fabricante tiene que dar cuenta de todos los detalles, además de la mano de obra necesaria para que los bienes estén disponibles para la venta.

Las compañías de servicios que no fabrican o venden un producto tangible, como un dentista o un médico, no tendrán un COGS.

  • Las cuentas de gastos operativos, generales y administrativos (G & A) reflejan todos los gastos en los que un negocio incurre mientras realiza su propósito comercial que no están directamente relacionados con la fabricación o venta al por mayor de un producto; en otras palabras, cualquier gasto que no sea un COGS. Algunos ejemplos son el alquiler, los sueldos de la oficina y los gastos de envío.
  • Las partidas de ingresos y gastos no relacionados con el negocio son la clasificación utilizada para el dinero aportado o gastado que los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) establecen que no están directamente relacionados con el negocio. Por ejemplo, si una empresa vende un activo con pérdidas, es un ejemplo de un gasto no comercial.