Cómo hacen las empresas las compras – Explicado

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Por Maire Loughran

Como auditor, usted debe evaluar los procedimientos de compra que utiliza su cliente. Una parte importante del proceso de compra es – ¡no es ninguna sorpresa! – pagando por la compra. Tanto las empresas como los individuos tienen sólo dos maneras de pagar los gastos:

  • Compras en efectivo: El efectivo cambia de manos al mismo tiempo que los bienes o servicios. Si su jefe le envía a la tienda de suministros de oficina con un cheque de la compañía para comprar un suministro de emergencia de papel para impresora, usted está pagando el gasto con dinero en efectivo.
  • Compras a crédito: La compañía y su vendedor acuerdan que el pago de los bienes y servicios vendrá después del hecho. la mayoría de los negocios establecidos compran sus bienes y suministros utilizando este método. Cuando su cliente lo hace, el cliente registra estas transacciones en el diario de compras. Los negocios que venden bienes extienden los términos de crédito a los clientes para animarlos a gastar más dinero. Esos mismos negocios aseguran los términos de crédito de sus proveedores para que tengan el pago de sus clientes antes de que tengan que pagar a sus proveedores. (Esa es la esperanza, de todos modos.)

En contabilidad, efectivo es un término genérico para cualquier método de pago que se asume que es automático. Cuando usted firma un cheque y se lo da a un vendedor, parte de su entendimiento implícito es que los fondos están inmediatamente disponibles para cobrar el cheque. Cada vez que el efectivo sale de la empresa, la empresa registra ese importe en el diario de pagos en efectivo (también conocido como diario de pagos en efectivo). Esta revista tiene varias columnas diferentes. La forma en que la empresa etiqueta cada columna depende del tipo de software de contabilidad que utilice. Como auditor, debe realizar algunas pruebas y muestreos del diario de pagos en efectivo para verificar que los pagos en el diario también se reflejen como compensación de los extractos bancarios y sean para gastos autorizados de la empresa.

Los siguientes términos pueden no coincidir exactamente con lo que verá en los diarios de pagos en efectivo de sus clientes de auditoría, pero basados en mi experiencia con diferentes programas de software, estos términos son lo suficientemente genéricos como para que pueda conectar los puntos al mirar los informes de sus clientes:

  • Tipo: Se refiere a cómo se realiza el pago en efectivo. Las opciones incluyen cheque, desembolso de efectivo para gastos menores o transacción con tarjeta de débito.
  • Número: Rastrea el número único del método de pago – si existe uno. Los buenos controles internos dictan que los recibos de caja chica tienen un número. Por supuesto, cualquier cheque de la compañía también tiene un número. Las transacciones de débito generalmente no tienen un número.
  • Fecha: Registra la fecha en que se produce el pago en efectivo.
  • Nombre: Registra a quién se realiza el pago: a la entidad de pago en el cheque, el recibo de caja chica o la entrada de la tarjeta de débito.
  • Importe: Enumera cuánto dinero se paga.
  • Cuenta: Explica por qué la empresa realizó el gasto y a qué estado financiero se tiene en cuenta.

Cada vez que un negocio compra algo usando crédito (a cuenta), registra la transacción en su diario de compras. Típicamente, este diario tiene columnas para fecha, número e importe. También tiene las siguientes columnas:

  • Acreedores o acreedores comerciales: Debido a que la empresa está comprando a cuenta, las cuentas por pagar de pasivo corriente o cuentas por pagar comerciales siempre se ven afectadas.
  • Términos: Esta columna muestra cualquier condición de descuento que la empresa pueda tener con el proveedor. Por ejemplo, 2/10, n/30 significa que la compañía obtiene un descuento del 2 por ciento si paga dentro de los 10 días; de lo contrario, el monto total se vence en 30 días.
  • Nombre del proveedor: La empresa registra el nombre del proveedor al que se realiza la compra.
  • Cuenta: Esta columna muestra a qué cuenta(s) de balance/PyG se lleva a cabo la compra. Los ejemplos incluyen el inventario, las compras, el porte y el impuesto sobre las ventas.