Cómo asegurarse de que el dinero en efectivo sea lo correcto

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Por Lita Epstein

La prueba de sus libros comienza con el recuento de su efectivo. ¿Por qué empezar con dinero en efectivo? Porque el proceso de contabilidad comienza con las transacciones, y las transacciones ocurren cuando el dinero en efectivo cambia de manos ya sea para comprar cosas que usted necesita para manejar el negocio o para vender sus productos o servicios.

Antes de que pueda empezar a probar si los libros son correctos, necesita saber si sus libros han capturado lo que ha sucedido con el efectivo de su compañía y si la cantidad de efectivo que aparece en sus libros realmente coincide con la cantidad de efectivo que usted tiene a mano.

Has oído la expresión bien gastada, «¡Muéstrame el dinero!» Bueno, en los negocios, esa idea es el núcleo de tu éxito. Todo depende de sus ganancias en efectivo que usted puede sacar de su negocio o utilizar para expandir su negocio.

El proceso diario de probar el dinero en efectivo que los cajeros obtienen de los clientes que compran los productos o servicios de la compañía, les da un buen control del punto en el que el dinero entra en el negocio. También mide cualquier reembolso en efectivo que se les haya dado a los clientes que devolvieron artículos. Pero los puntos de venta y devolución no son las únicas veces que el dinero entra o sale del negocio.

Si su negocio vende productos a crédito en la tienda, parte del efectivo de los clientes es recolectado en un momento posterior por el personal de contabilidad responsable del seguimiento de las cuentas de crédito de los clientes. Y cuando su negocio necesita algo, ya sea productos para vender o suministros que necesitan varios departamentos, usted debe pagar en efectivo a los vendedores, proveedores y contratistas.

A veces se paga en efectivo en el acto, pero muchas veces la factura se registra en la cuenta de Cuentas por Pagar y se paga en una fecha posterior. Todas estas transacciones implican el uso de efectivo, por lo que la cantidad de efectivo disponible en el negocio en cualquier momento incluye no sólo lo que está en las cajas registradoras, sino también lo que está depositado en las cuentas bancarias de la empresa.

Usted necesita saber los saldos de esas cuentas y probar esos saldos para asegurarse de que son exactos y coinciden con lo que está en los libros de su empresa.

Así que su instantánea en el tiempo incluye no sólo el efectivo disponible en sus cajas registradoras, sino también cualquier efectivo que pueda tener en el banco. Algunos departamentos también pueden tener cuentas de caja chica, lo que significa que usted también tiene que pagar el total de ese dinero en efectivo. La cifra total de efectivo es lo que usted muestra como un activo llamado «Efectivo» en la primera línea del estado financiero de su empresa, el balance general.

El balance general muestra todo lo que la empresa posee (sus activos) y debe (sus pasivos), así como la participación de los propietarios en la empresa.

El efectivo real que usted tiene a mano es sólo una pequeña parte del efectivo que se mueve a través de su negocio durante el período contable. El verdadero detalle de lo que el efectivo ha entrado y salido del negocio está en sus libros de caja. Cerrarlas es el siguiente paso en el proceso de averiguar qué tan bien le fue a su negocio.