Cómo ajustar registros contables con periodificaciones

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Todo en uno en contabilidad para tontos

Por Kenneth Boyd, Lita Epstein, Mark P. Holtzman, Frimette Kass-Shraibman, Maire Loughran, Vijay S. Sampath, John A. Tracy, Tage C. Tracy, Jill Gilbert Welytok

En la contabilidad por el principio de devengo, a diferencia de la contabilidad por el principio de caja, usted registra los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se incurre en ellos, independientemente de cuándo cambia de manos el efectivo.

Suponga que usted paga por los materiales en febrero y los utiliza para fabricar un producto que se vende en abril. Usted registra la compra en diferentes momentos dependiendo de si está utilizando la contabilidad de caja o la contabilidad de devengo:

  • Base de efectivo: La compra se registra cuando se compran los materiales, en febrero. Con la contabilidad de caja, las transacciones se registran cuando el dinero cambia de manos, por ejemplo, cuando se emite un cheque para comprar materiales o se deposita un cheque recibido de un cliente.
  • Base de acumulación: La compra se registra cuando se vende el producto que se ha fabricado a partir de los materiales. El método contable del devengo sigue el principio de la congruencia. De acuerdo con el principio de conciliación, debe hacer coincidir los ingresos con los gastos incurridos para producir esos ingresos, independientemente de cuándo cambie de manos el dinero en efectivo. Usted iguala los ingresos con los gastos relacionados, independientemente de cuándo entra o sale el efectivo de su cuenta bancaria.

En la contabilidad de periodificación, dado que el tiempo transcurre entre el momento en que se produce una operación y el momento en que se registra, se ajustan los libros con periodificaciones:

  • Periodificación: Contabilizar la actividad en los registros contables antes de que el efectivo cambie de manos.
  • Aplazamiento: Una cuenta en la que el activo o pasivo no se reconoce hasta una fecha futura.

Para asegurarse de que sus registros contables aplican el principio de correspondencia, debe contabilizar ajustes al final de cada período contable (mes, año). Las siguientes secciones explican algunos ajustes contables típicos. En cada caso, observe que el asiento contable afecta a una cuenta de pérdidas y ganancias y a una cuenta de balance.

Contabilización de aplazamientos para activos fijos prepagados

Un activo prepagado es algo por lo que usted paga antes de recibirlo. Los pagos anticipados se consideran activos, porque el saldo representa un importe que se puede utilizar como gasto en un período posterior.

Pagar seis meses de seguro por adelantado es un buen ejemplo. Cuando usted paga la prima, debita el seguro prepagado y acredita (reduce) el dinero en efectivo. A medida que pasa el mes, usted carga los gastos del seguro y del seguro prepagado de crédito.

El seguro es un costo del período – un gasto incurrido con el paso del tiempo. Se ajustan los gastos de seguro (cuenta de pérdidas y ganancias) y el seguro prepagado (cuenta de balance).

Contabilización de periodificaciones para el cálculo de nómina

En algunos casos, usted puede pagar por los costos de mano de obra después de igualar esos costos con los ingresos. En otras palabras, los gastos se contabilizan antes de pagarlos en efectivo. Este concepto se denomina gasto devengado. El mejor ejemplo de un gasto acumulado es la nómina acumulada.

Muchas personas han tenido trabajos que ejecutan el cálculo de nómina en un día determinado del mes (el día 1 y el 15 del mes, por ejemplo). Otras compañías pagan los salarios cada dos semanas, independientemente de cuando esos días caen en un mes dado. Suponga que los empleados de su tienda de regalos ganan salarios durante el período comprendido entre el 26 de diciembre y el 31 de diciembre del primer año. No pagará la nómina hasta el 5 de enero del año dos. ¿Qué asientos se realizan?

Bueno, usted necesita conseguir que el gasto de nómina en el primer año – cuando usted incurrió en el gasto. También quiere comparar los gastos de nómina con las ventas de diciembre para la tienda. Por lo tanto, el 31 de diciembre, usted debita (aumenta) los gastos de nómina y acredita (disminuye) la nómina acumulada. Esa es tu entrada de ajuste.

El 5 de enero, usted paga la nómina adeudada para finales de diciembre. Se carga (reduce) la nómina acumulada y se abona (reduce) el efectivo. La nómina acumulada tiene ahora un saldo de 0 USD.

Los contables utilizan varios otros tipos de ajustes, incluyendo ingresos diferidos y entradas de ingresos devengados. Todas las correcciones al final del período se contabilizan para cumplir con el principio de conciliación de ingresos y gastos.